Usando Access

Como saber se o cliente já foi cadastrado ?

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Criar uma rotina para identificar se o cliente já se encontra cadastrado é relativamente simples!  Usamos para este objetivo a função DCount() que informa a quantidade de registros existentes na tabela, de acordo com o tipo de filtragem aplicada.   Queremos aqui, que a função DCount() informe apenas a quantidade de registros do cliente, supostamente cadastrado. 

A função DCount() tem a seguinte estrutura:

DCount("NomeDoCampo","NomeDatabela", Filtro)

Vamos supor que eu tenha uma tabela de nome tblClientes e que irei solicitar a contagem de registros, utilizando o campo número exclusivo do cliente (idCliente).

TotalDeRegistros = DCount("idCliente","tblClientes")

Como não utilizei o filtro, a função irá contar todos os registros existentes na tabela.

Agora, vamos supor que eu queira contar apenas os registros do cliente cadastrado "Avelino Sampaio"

TotalDeRegistros = DCount("idCliente","tblClientes","cli_nome ='Avelino Sampaio'")

Se existir o nome Avelino Sampaio no campo cli_nome da tabela, a função irá retornar a contagem de 1 registro e se o nome pesquisado não existir no cadastro, a função irá retornar com o valor 0(zero).

Fica fácil, então, usarmos esta função para saber se o cliente foi ou não, previamente cadastrado!

Usamos o evento Antes de Atualizar, do campo que recebe o nome do cliente.  Observe que o evento tem o argumento Cancel, que usamos para manter o foco no campo.

Exemplo do usos da função DCount() no evento:

Private Sub cli_Nome_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
If DCount("idCliente","tblClientes","cli_Nome =""" & Me!cli_Nome & """") > 0 Then
   'A função DCount() contou um ou mais registros existentes
   MsgBox "O Cliente " & Me!cli_Nome & " já existe..."
   Me.Undo 'Limpa o campo
   Cancel = True 'mantém o foco no campo.
End If
End Sub

Só que esta função nos traz uma pegadinha bem sutil, da qual já fui vítima!  Meu cliente, um dia me ligou, bem irritado, comunicando que havia encontrado no cadastro, o sobrenome de uma empresa, iniciando com letra minúscula e quando foi corrigir a letra para maiúscula, o programa não permitiu, acusando que o cliente já se encontrava cadastrado.  Huumm!!! De fato, neste caso, não houve mudança alguma no nome para a função acima, que detectou a presença do cliente, no cadastro!  A saída, para este caso em particular, foi a de armazenar o nome do cliente atual, na memória, usando uma variável, e então comparar se o nome alterado difere do nome original, armazenado na variável. 

O primeiro passo é armazenar o nome do cliente, no instante em que é acessado o registro.  Isso é feito pelo evento No atual do formulário:

Option Compare Database
'Variável criada para armazenar o nome do cliente original
Dim NomeOriginal As String
Private Sub Form_Current()
   'Capturando o nome do cliente ao entrar no registro.
   NomeOriginal = Nz(Me!cli_Nome, "")
End Sub

Agora, acrescentamos no evento Antes de Atualizar, do campo cliente, o código que analisa se de fato o nome sofreu alteração.  Caso não tenha sofrido alteração, não permitimos que a função DCount() seja executada.

Observe abaixo, o acréscimo do código no evento:

Private Sub cli_Nome_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
'---------------------------------------------------------------------
'Se não houver alteração do nome, sair do procedimento, impedindo assim
'que a função DCount() seja disparada.
If NomeOriginal = Me!cli_Nome Then Exit Sub
'---------------------------------------------------------------------
 
If DCount("idCliente","tblClientes","cli_Nome =""" & Me!cli_Nome & """") > 0 Then
   'A função DCount() contou um ou mais registros existentes
   MsgBox "O Cliente " & Me!cli_Nome & " já existe..."
   Me.Undo
   Cancel = True
End If
End Sub

Uma outra questão, resolvida na prática: certa ocasião fui chamado por um dos meus clientes para investigar o que estava acontecendo de errado em relação ao Cadastro de Clientes. Alegou que alguns dos clientes cadastrados possuíam mais de um registro.  Após algumas observações, percebi que as funcionárias da empresa ao cadastrarem novos clientes, cometiam erros de digitação, o que contribuía para os vários registros referentes ao mesmo cliente. Isto era recorrente na empresa, envolvendo mais de um cliente cadastrado, porque as sutis alterações do nome do cliente ao ser digitado, passavam despercebidas.  Exemplo:

Celula Serviços Tecnologicos
Celula Servicos Tecnológicos
Celula Serviços Tecnológicos Ltda

Ora, considerei que isso não era um problema pertinente à programação, mas sim à falta de atenção das funcionárias, durante a digitação!  Para resolver o problema, fiz uma reunião para orientar que antes de iniciar o cadastro era necessário investigar, através de uma combobox, se o cliente já havia sido registrado!

Em pouco tempo, o problema voltou a se repetir.  Quem disse que as funcionárias, antes de prosseguir com o cadastro, investigavam se determinado cliente já havia sido registrado?!   O meu cliente ficou muito irritado com a situação e sobrou bronca para todos, inclusive para mim, é claro! 

Após o ocorrido, fiquei pensando de que forma poderia resolver a questão!  Surgiu, então, uma idéia fantástica para o caso: criei uma tela para que na medida em que o novo cliente for registrado, a lista de cadastros existentes seja filtrada e exibida numa listbox.

Observe, na imagem abaixo, a tela usada para registrar o novo cliente:

Veja que ao começar a digitar o novo cliente (Ce), a lista dos clientes já cadastrados, na listbox, começa a se reduzir. 

Peguei elas! (risos). 

O fato é que tive sim, minha parcela de culpa no caso, por não ter avaliado corretamente o comportamento humano!  Recomendo muito que você leia este artigo sobre usabilidade.

Se quiser aprender como se filtra uma listbox, a medida que se digita em campo texto, leia o artigo e assista a vídeo-aula sobre filtragens, clicando aqui.

O emprego, das técnicas aqui apresentadas, está à sua disposição no aplicativo Maestro, que forneço aqui no site.  Clicando no botão novo, do formulário de Cadastro de Clientes, você terá acesso à tela apresentada acima, para realizar testes. 

Arquivo exemplo

Para entrar na estrutura do Maestro (Maestro_v5.accdb), basta manter pressionada a tecla SHIFT , na inicialização.

Senha do usuário admin  > admin
Senha do usuário Avelino > 1234
Senha do Maestro_v3_be.accdb (tabelas) > a1234

maestro.zip

Bom estudo!

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